本日は、現役総務で働く私が、総務で働くために必要なスキルを解説します😊
採用業務をしていると、この質問は、「総務で働くやりがい」と同じくらいよく聞かれます。
ちなみに総務で働くやりがいについては下記の記事で紹介しているので参考にしてくださいね♪✨
この記事でわかること
- 総務に求められるスキル
１．総務は誰にでもできる？
この質問に対する私の答えは、「できる」です。
例えば、設計職なら学生時代にプログラミングや図面作成をやっていた、というような能力がないといきなり何もないところから仕事をするというのは難しいと思います。
薬剤を扱う仕事なら、その専門的な知識や資格がないとだめですよね💦
ですが、総務はもちろん知識として知っておかなきゃいけないことなどは正直山ほどありますが、働き始めの段階で予め持っておくべき資格や知識はありません。
もちろん、あるに越したことはないですが、なくても働けます。
なので、そういった意味で、「誰にでもできる」仕事であるというのが事実です。
総務の仕事内容については以下の記事で詳しく紹介しているので、参考にしてくださいね💡！
ただし、前述した、「働き始めの段階で予め持っておくべき資格や知識はありません」というのも、新卒か、中途採用なのか、で状況は違ってきます。
なぜなら、
なので、ここは注意が必要です！
２．総務で働くためにあった方が良い４つのスキル
ではここからは、総務で働くためにあった方が良い、４つのスキルをご紹介していきます。
これは、私が実際に働いていて、自分でもこんなスキル必要だな、と思うことと、同じ総務部として採用するならこんなスキルがあった人が良いな、と思う観点からまとめてみました😊
①コミュニケーション能力
もう、コミュニケーション能力は絶対的に必要です！
総務のお仕事だけではなく、他の職種にも言えることですが、まず第一に、仕事は一人で行うものではありません！
同じ部署の人や、他部署の人と連携しながら進めていく仕事もあれば、業務自体は一人で進めていけても、最終的な判断や確認は上司の許可が必要だったりもします。
コミュニケーションが取れないと、相手の要望を聞き出せなかったり、期日を間違えたり、あらゆる場面に影響を及ぼし、その仕事の仕上がりに大きな差が出てきます。
特に総務のお仕事は、全従業員と関わる仕事が多く、日々のコミュニケーションは欠かせません！
そして、コミュニケーションを取る上で、意識したいポイントは３つ！
ココがポイント
❶どんな人とも公平な態度で話をする
❷傾聴力
❸自分の言動が会社の印象に繋がるということ
人によって、臨機応変に対応しなければいけないこともある一方で、ベースは平等に接し対応することが基本です。
例えば、手続きが必要な場面で、
「あの人はいい人だから、ここの手続きまでやってあげよう。」
「この人はすごい文句を言う人だから、自分でやってもらおう」
といった、差があってはいけません。
また、総務のお仕事は単純な事務作業をこなすだけではなくて、職場における悩みや自身のプライベートに関する相談をしてくる従業員に対して、対応しなければならない、と言った場面もあります。
このような時は、まずは”相手の話をよく聞く”ことで、内容・問題点の把握ができます。
傾聴力は「従業員の声を捉えるため」にとても重要です💡
そして、総務は代表電話や社外からの問い合わせメールの対応といった業務もあります。
お客様とのコミュニケーションで、相手の要望や困りごとを聞き出して適切な部署への案内したり、クレームの対応することなどは会社の印象にも繋がります。
②パソコンスキル
総務の普段の仕事は、ほとんどがパソコンを使って行う業務です。💻
特に、Word、Excel、PowerPointの３つは絶対に使えるようにしましょう！
実際にやることの例を以下に挙げさせていただきます。
PCを使って行う主な業務の一例
- Word
▶︎社内における通知、イベント開催案内などの作成等。 - Excel
▶︎労働時間の集計、採用業務における応募者や実績集計の作成等。 - PowerPoint
▶︎会社説明会、社内での新しい取り組みや制度説明における資料作成等。
特にエクセルでは、表計算を使いこなせると、より効率的に業務を進めていくことができます✨
PCがどれだけ使えるかで、業務の効率やスピードも格段にアップするので、身につけておきたいスキルです！
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通勤時間や隙間時間を使ってPCスキルを身につけられるのでおすすめです😊👇
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総務の仕事は、本当に多岐に渡っているため、様々な業務が同時進行することも少なくありません。
それが故、自身の仕事のスケジュール管理能力はとても重要です。
例えば、人事や採用関連の業務で言うと、毎年３月は新しい年度の新卒就職活動がスタート、入社式の準備、新入社員のフォロー、新卒以外の入社対応、４月の異動対応と、多くの業務が重なります。
特に異動や入社・退職については、社会保険の手続きを行う労務チームとの連携が重要で、報連相で情報の共有ができていないと手続き漏れにも繋がります。
何を、いつまでに、誰に、を優先順位をつけながら明確にし、それをどのように進めていくのかを考えて、スケジュールを組むことは仕事をする上でとても重要です。
これがしっかりできないと、同じチームのメンバーにも迷惑をかけることになりますし、それ以外でも他部署や従業員の総務部の印象にも繋がります。
以下は私が日々意識しているスケジュール管理のポイントです😊
（特別なことはなくて、当たり前のことですが…💦）
ココがポイント
・スケジュールは午前・午後単位、１日単位にざっくりと組む
・他部署や自分以外の人が関わる場合は、その部署・人のスケジュールも含めてスケジュールを組む
④業務の正確さとスピード
私が新入社員に時に、当時の上司に言われた言葉です。
総務の仕事は、「ちゃんとできていて当たり前」の業務がほとんどです。
もちろん人間なので、ミスすることもありますが、少なければ少ないほど良い、と言うのも事実。
面倒であっても確認を怠らない、準備をしっかり行い、間違いなく正確に業務をこなせるスキルは総務にとって、とても重要なスキルです。
そしてこれに加えて重要なのは、スピーディーさ！
前述した通り、総務の仕事は同時にたくさんの業務が進むことが多いです。
にも関わらず、場合によっては「今すぐ」対応しなければいけない案件が発生することも少なくありません💦
特に社会保険の手続きにおいては、「このようなことが発生した場合には○日以内に申請を行う」など期日が決まっているものがあります。そのような時は特に、正確さとスピーディーさが求められます。
３．まとめ
いかがでしたでしょうか？
総務に求められるスキルは、総務に限ったことではなく、仕事する上で必要なことばかりです。
総務のお仕事をやってみたいと思う方は、ぜひこのようなスキルを一つでも磨いておくと良いでしょう😊✨
